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【好感度あげる】名刺交換のビジネスマナー |オンライン名刺交換の方法もご紹介

2020年6月25日

ビジネスの場ではじめての人と会う時に一番最初に行う名刺交換。

ビジネスパーソンにとって名刺は「顔」のようなものであり
名刺交換は相手に自分を知ってもらうための第一歩になります。

人は第一印象で判断します。
爽やかな挨拶と名刺交換で好印象を与える事が出来れば

  • この人はしっかりしているな
  • この会社はしっかりとした会社だな

とビジネスもお付き合いも上手くいくきます。

今日は、名刺交換の方法とマナー、そして最近増えてきたオンライン名刺交換についても
少しご紹介していきます。

名刺を準備する

いつでも名刺交換を行うことができるように、常に準備しておきましょう。

名刺をすぐ出せるように準備

自分の名刺に汚れやヨレがないか確認しておきます。
色が変色していたり手書きメモが入っている名刺は処分しましょう。

いつでも名刺入れを出しやすいように名刺入れをポケットの中や
カバンの中で取り出しやすい場所に移しておきます。

 

旅アテンダント
デスクワークの時は、机の上に置いていました。急な来客の時も慌てなくて済みます

 

名刺入れは派手すぎずシンプルなもの

名刺ケースは相手の目にもつきやすくなりますので
派手すぎる名刺入れなどは避けた方が無難です。

汚れやほつれなどが目立ってきたら、修理したり交換するようにしましょう。

 

名刺交換の基本

名刺交換の基本をご紹介します。

「もう名刺交換に慣れているよ」という方もぜひ再確認してみてください。

机に座る前に行う

名刺交換はどんな場合でも立った状態で名刺交換を行うのが基本です。

会議室などで商談する時は、座る前にまず名刺交換を行ってください。

 

名刺入れはお盆のように使う

名刺交換をするときには、名刺を「お盆」のように使います。

名刺を渡す時は、名刺入れの上に自分の名刺置いてから、相手の名刺入れの上あたりまで持っていく。
いただいた名刺は自分の名刺入れの上にのせます。

 

相手の名刺の文字やロゴに手をかけない

名刺はその人の「顔」でもあります。

名刺に書かれている名前、会社名、住所、ロゴなどに手がかからないよう、端の部分を持つようにしてください。

 

相手の前では、名刺にメモを書き込まない

さきほど紹介したように名刺は「顔」なので
名刺に文字を書くことは「相手の顔に落書き」をするようなものです。

名刺交換をした日付や特徴をメモすること自体はとても大切なことなので
オフィスに戻ってからメモを書くようにしましょう。

 

名刺交換:1対1の場合

step
1
名刺を名刺入れの上に置き相手に名刺の正面を向け、胸の高さで差し出す

名刺は同時に差し出しますが、相手より低い位置で名刺を差し出してください。

 

step
2
相手の目を見て、挨拶をして会釈をしながら名刺を渡す

相手より先に名刺を渡します。
「〇〇会社の〇〇と申します。」と笑顔で言って名刺渡します。

 

メモ

もし、ほぼ同じタイミングで名刺の受け渡しになった場合は片手で渡し、片手で受け取ります。

 

step
3
名刺を渡した後に、相手の名刺を受け取り相手の名前を復唱して挨拶する。

「頂戴いたします」と言って名刺を受け取りましょう。

もしお名前の呼び方が分からない場合は、「何とお読みすればよろしいでしょうか」と
必ずこの時点で確認してくださいね。

いただいた名刺は裏面も確認します。
裏面に会社の情報が書かれていたりするので話のきっかけを作ることもできます。

 

step
4
受け取った名刺は机の上に座っている順で並べる

受け取った名刺は直ぐにしまわずに机の上に置きます。

横に並べる場合は、座っている準備に合わせて並べると、名前と顔が一致しやすいです。
縦に並べる場合は上司を上に、部下を下に並べます。

 

 

名刺をしまうタイミングはいつ?

相手が名刺入れにしまってから名刺入れにしまってください。
くれぐれも、名刺は裸のままポケットやカバンにしまわないようにしてくださいね。

 

 

名刺交換: 複数名で名刺交換する場合

次に1対複数、または複数対複数の名刺交換についてご紹介します。

step
1
相手の人数の名刺を名刺入れから出しておく

スムーズに名刺交換を行うために、相手の人数分の名刺を名刺入れから出しておき
名刺入れのふたの下に入れておきます。

 

step
2
役職など目上の人から名刺交換をする

一対複数や複数対複数で名刺をする場合、役職が上の人から名刺交換を行います。
社長がいれば社長から行い、最後に役職が一番下の者が名刺交換を行うという流れになります。

 

step
3
名刺交換を行う

複数人の先方から名刺をもらう時には、名刺入れの上で受け取りその後ふたの下へ移動させ
次の人のものをまた上で受け取るようにします。

 

自分の名刺もふたの下に構えておくことになるので
慣れないうちは、誤って落とすことがないよう練習してくださいね。

 

旅アテンダント
名刺入れの上で、相手の名刺を重ねて受け取ることはマナー違反です

 

こんな時どうする?

初対面でも名刺交換で緊張するのに、そんな名刺交換の時にハプニングが起こってしまったとき
慌てず対応できることも大事です。

名刺が切れてしまった

正直に「大変申し訳ありません。ただいま名刺を切らしておりまして…」とお詫びし
後日送らせていただきたい旨を伝えましょう。

その上で社名や部署、名前を名乗ってください。

 

旅アテンダント
名刺を切らさないように、早めに発注をするようにしましょう。

 

名刺を忘れた

「大変申し訳ありません。ただいま名刺を切らしておりまして…」と
名刺を切らしている時と同様にお詫びし、後日送らせていただきたい旨を伝えましょう。

その上で社名や部署、名前を名乗ってください。

お客様に名刺を用意するのを「忘れた」というのは、相手にとって失礼に当たります。
くれぐれも「忘れた」と言わないようにしてください。

 

メモ

新入社員などでまだ名刺を支給されていない場合は
「入社したばかりで名刺がまだございませんで・・・」と伝えて大丈夫です。

 

相手に先に名刺を差し出された場合

相手に先に名刺を差し出されて時は、「申し遅れました」と一言添えてから名刺を渡してください。

 

2回目の相手に名刺を渡してしまった

同じ相手に名刺を渡していいのは、名刺の情報が変わったときのみです。

一度ご挨拶した人なのに覚えておらず名刺交換してしまった。。。
相手からは残念ですが「自分の名前や顔を覚えていない」と判断されてしまいます。

同じ間違いを起こさないように、特徴を記録したりと名刺の管理をしっかり行ってください。

 

オンライン名刺交換

新型コロナウィルス感染拡大防止のため、「新しい生活様式」が政府から発表されました。
これから初対面でのオンラインでの商談や打ち合わせが増えていくことも増えていきます。

ここでは、少しだけオンラインの名刺交換についてご紹介していきます。

 

オンラインで名刺交換するためのツール

  • QRコード作成
  • アプリ
  • 名刺風の背景を作ってオンラインでの背景に設置する

QRコード

スマートフォンに表示したQRコードや名刺に印刷したQRをWebカメラにかざし
読み取ってもらうのが一番簡単な方法です。

 

名刺アプリ

お互いに同じ名刺管理アプリを利用している場合は、アプリ間で名刺交換をすることができます。

 

名刺風の背景を作ってオンラインでの背景に設置する

 

無料で名刺風のWeb会議用背景が作成できるバーチャル名刺背景ジェネレーターを使って
名刺風の画像をオンライン会議の画面背景に表示することができます。

バーチャル名刺背景ジェネレーター」では、必要事項をフォームに入れるだけで
社名や名前、メールアドレス、SNSのQRコードが入った壁紙が作れるとっても便利なサービスです。

 

名刺交換の方法

オンライン会議接続したら、まず「オンライン名刺交換をさせていただけますか?」と伝えて
オンラインでの名刺交換と挨拶を行ってください。

それから会議の目的や企画をご提案していってください。

 

まとめ :好感度あげるの名刺交換のビジネスマナー

いかがでしたでしょうか。

今回は、対面での名刺交換とオンライン名刺交換の方法についてご紹介してきました。

第一印象が決まる大事な名刺交換で、今回ご紹介したスキルを身に着けて
あなたの自身のネットワークを広げたり、お仕事を成功させてください。

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